8 post-it muren om ons team op koers te houden

Terwijl ik vorige maand twee studententeams coachte om werkende software te bouwen, tijdens de Open Summer of Code, waren bezoekers verbaasd om te zien dat we ons werk zo veel externaliseerden.

Waarom zouden jullie, als softwarebouwers, zoveel post-its willen gebruiken? Is daar geen app voor?

Er zijn veel apps die je kan gebruiken om je proces te structureren, maar met een team dat samen op één locatie zit en snel moet bewegen, heb ik gemerkt dat het visualiseren van voortgang en ideeën met post-it muren zodat iedereen ze kan zien nog steeds het beste werkt. Het geeft het team een constant overzicht van wat belangrijk is, waar we staan en waar we naartoe gaan.

Acht post-it muren

• Kalender
• User stories
• Vocabulaire
• Rollen en verantwoordelijkheden
• Kunstgalerij
• Interface-schetsen
• Dagelijkse to-dos
• Retrospective

Bekijk onze post-it muren in de video hieronder (in het Nederlands, ondertiteld in het Engels), of lees verder voor een grondiger overzicht.

De kalender

Wanneer is die gebruikerstest ook alweer? En wanneer doen we die demo voor de klant?

Een simpel visueel overzicht van de mijlpalen houdt het team bewust van de belangrijke volgende stappen. Dit grote plaatje maakt het makkelijker om te prioriteren en dag-tot-dag beslissingen te nemen.

Een digitale versie hiervan zou een Google-agenda zijn met automatische herinneringen in onze Slack teamchatbox.

User stories

User stories zijn uitleg van wat de projectstakeholders kunnen doen. Het zijn gewoon simpele schetsen die we makkelijk kunnen weggooien, of we kunnen ter plekke nieuwe maken.

User stories helpen ons om de belangrijkste projectcomponenten duidelijk te zien en te prioriteren. Omdat ze met de hand getekend en geschreven zijn, zijn ze ook een vriendelijk hulpmiddel tijdens prioriteringsworkshops met klanten.

User stories zijn ook een praktisch hulpmiddel om een overzicht te houden van werk in uitvoering. Het team kiest welke stories af te ronden tegen de volgende mijlpaal en welke voorlopig te negeren.

Vocabulaire

Met een gemeenschappelijke taal werken onze teams efficiënter. Er is minder verwarring over de kernconcepten van het project.

Bijvoorbeeld, in de app die we bouwden zijn er secties met verhalen. Aanvankelijk verwezen we ernaar als "secties", "thema's" of "categorieën", wat soms verwarring veroorzaakte. Dingen werden duidelijker toen we het label "albums" kozen. Vanaf dan wisten de product owner en alle ontwikkelaars precies wat een album was.

Rollen en verantwoordelijkheden

Wie doet wat? Wie is verantwoordelijk voor welke taken?

Dit simpele overzicht maakt het makkelijker voor teamleden om het werk te verdelen en te zien voor welk werk ze verantwoordelijk zijn. Ze hoeven niet te vragen wat ze moeten doen.

Kunstgalerij

Deze techniek is sterk geïnspireerd door de goede mensen bij Google Ventures. Zij leggen hun innovatieproces uit in een boek genaamd Sprint – How to solve big problems and test new ideas in just five days. Als je het nog niet gelezen hebt, doe jezelf een plezier en bestel het nu.

Zo werkt de kunstgalerij.

We willen dat alle teamleden bijdragen aan het eindproduct omdat iedereen verschillende perspectieven heeft die nuttig kunnen zijn. Deze techniek zorgt ervoor dat iedereen gehoord wordt en zich achter de oplossing schaart.

Er zijn vier stappen om tot het eindresultaat te komen, en we timeboxen ze allemaal om de energie hoog te houden.

Ik gebruik graag een Time Timer om glashelder te maken hoeveel tijd er rest bij elke stap.

Het proces begint met een brainstormsessie waarin we 20 minuten besteden aan nadenken over het probleem.

Op papier. In stilte.

Dit wordt gevolgd door 20 minuten schetsen van oplossingen, apart. Daarna nemen we 30 minuten om onze eigen individuele ideeën van een eindplan te schetsen.

We eindigen door iedereen in stilte te laten stemmen door stickerdots te plaatsen op de ideeën die het meest veelbelovend lijken.

Op basis van al deze resultaten begint een designer een user interface uit te werken die later met het team besproken kan worden.

Interface-schetsen

Interface-schetsen zijn snelle tekeningen van al onze schermen. Hierin schetsen we een kleine oplossing van alle stappen in de app.

Deze schetsen zijn erg handig in klantworkshops wanneer we de grote lijnen van de oplossing bespreken. Ze voorkomen dat we look and feel evalueren en helpen ons gefocust te blijven op functionaliteit.

Deze muur is ook nuttig voor het verwerken van leerpunten uit gebruikerstests. Na een test highlighten alle teamleden collaboratief hun leerpunten via post-its. En met elke grote iteratie van de oplossing updaten we de schermen. Wat begon als ruwe schetsen zal eindigen als pixel-perfect designs.

Een digitale versie van dit proces zou Invision zijn.

Dagelijkse to-dos

Het is simpel: wat gaan we doen? Wat zijn we aan het doen? Wat blokkeert ons? En wat is af?

Elke ochtend komt het team een paar minuten samen om voortgang te bespreken. Het is onze daily standup, of daily scrum. En dit overzicht maakt het makkelijk om te zien wie ergens vastzit. Wie te veel werk in uitvoering heeft. Of wie geen duidelijke taak heeft.

We definiëren ook een dagelijks en wekelijks doel. Er zouden geen ongerelateerde to-dos in uitvoering moeten zijn.

De magnetische uitwisbare kaarten die we gebruiken zijn gemaakt door Patboard.

Een digitale versie van deze to-do lijst zou een Trello-bord kunnen zijn dat ook gekoppeld is aan de Slack teamchatbox om teamleden te alerteren over voortgang.

Retrospective

Aan het einde van elke week evalueren we hoe we hebben samengewerkt. Dit gaat niet over het project. Het gaat over het team.

Wat vond je leuk? Wat stoorde je? Iedereen voegt eerst in stilte feedback toe met post-its op de muur en dan bespreken we deze notities als groep.

We nemen deze plussen en minnen van de week en zetten ze om in actie. We beslissen welke activiteiten we stoppen, starten en voortzetten.

Het is een fijne manier om de huidige week af te sluiten en helpt ons om de volgende te beginnen met energie en bewust van hoe we samenwerken.

Dat is het. Zo houden we overzicht van een digitaal project met old-school post-its en schetsen. En er zijn andere manieren waarop we deze techniek hadden kunnen gebruiken. We hadden bijvoorbeeld ook inzichten over het probleem kunnen opnemen, persona's, designprincipes, user journeys, enzovoort.

Benieuwd naar de oplossingen die we bouwden? Bekijk Prisma en SnipStory.

Hoe zien jouw post-it muren eruit? Ik hoor graag over je ervaring.